Escritório de gerenciamento de projetos AtekPC.

O escritório de gerenciamento de projetos AtekPC.

O escritório de projetos ou Project Management Office (PMO) é uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio. As responsabilidades e objetivos dos escritórios de projetos, assim como os serviços e produtos por ele fornecidos, podem variar de organização para organização.

Para tanto, é de suma importância o alinhamento dos objetivos do escritório de projetos com os objetivos estratégicos da organização.

De acordo com o estudo de caso o objetivo era oferecer mais consistência e melhores práticas para projetos comerciais e de TI, já que os novos projetos exigidos eram maiores, mais complexos e envolviam diversas áreas funcionais e tecnológicas. A missão deste escritório era a redução de custos, maior agilidade quanto ao lançamento de novos produtos além de estabelecer, publicar e disseminar práticas de projetos, padrões e ferramentas.

A AtekPC estava envolvida em um desafio difícil de tentar implementar métodos e padrões em uma empresa que não estava acostumada a processos e padronização consistentes e disciplinados. O paradigma da mudança organizacional e cultural se apresentava como grande obstáculo ao sucesso do PMO. Em determinado depoimento Strider entendeu que a oposição à cultura resultaria na falha do propósito do Escritório. Esta atitude foi fundamental para superar os desafios quanto à criação do PMO. Trabalhar com a cultura e desenvolver forças que divulguem o objetivo do PMO são ideais para a superação da resistência cultural.

Interessante destacar a adoção de uma postura flexível quanto à implantação do escritório, minimizando a burocracia. Bom senso em determinados momentos é essencial para cativar e conquistar o apoio das diversas áreas funcionais.

Outro desafio interessante e notório em diversas empresas é a dificuldade quanto à determinação do modelo organizacional correto e favorável ao PMO. Seja pela escassez de recursos experientes em PMO disponíveis para apoiar tais projetos, ou pela dificuldade em mobilizar pessoas já envolvidas em seus setores (gerando prejuízo na gerência de projetos funcionais em atividade). Evidente a dúvida de se iniciar o funcionamento do Escritório através do apoio de uma consultoria externa, ou utilizar pessoal interno gerando acúmulo de funções.

No estudo em questão, umas das preocupações, era se o gerenciamento de projetos, devido à burocracia, iria atrasar os negócios, além da escolha das chefias para a gestão dos projetos. Para tal era necessário estabelecer mecanismos essenciais de governança para um PMO eficiente como: práticas de auditoria e controle para garantir a conformidade de regras organizacionais; gestão de riscos; definição de políticas, procedimentos, responsabilidades e hierarquias (estrutura) para o estabelecimento de diretrizes e objetivos. A governança deve garantir que: a organização siga a estratégia definida pela missão; que os riscos sejam monitorados; e que as conformidades sejam mantidas.