Manual de Procedimentos Secretaria de Faculdade

FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO MILTON CAMPOS

MANUAL DE PROCESSOS DA SECRETARIA ACADEMICADA

FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO MILTON CAMPOS

Nova Lima

Junho/2016

FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO MILTON CAMPOS

MANUAL DE PROCESSOS DA SECRETARIA ACADEMICADA

FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO MILTON CAMPOS

Trabalho extraclasse das disciplinas: Gestão de Processos e Cambio e Finanças Internacionais.

Orientadora: Prof. Ilka Ildefonso Ramos

Nova Lima

Junho/2016

FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO MILTON CAMPOS

GRUPO DE TRABALHO

Disciplina: Cambio e finanças Internacionais (turno da noite)

• Amanda Gomes de Oliveira
• Arthur Lima Amaral
• Bernardo Mota Couto Bastos
• Iverson Vinícius Alves Silva
• João Batista de Souza
• Kairon Junior M. Barbosa
• Leonardo Guilherme Silva Dias
• Lorena Caroline Corlaite Silva
• Lucas Dos Santos Freitas
• Nayara Gonçalves de Souza
• Sheron Silva Lima

Disciplina: Gestão de Processos (turno da noite)

• Alessandra Alves Dutra
• Alexandre Navarro M.P.Coelho
• Ana Paula Duarte R. Amaral
• Cristiane de Jesus Simão Rocha
• Elissandro Ferreira Sena
• Gabriele Cristina L. Fernandes
• Laiz Justino de Paula
• Luiza Soares Fantoni
• Rafael Fabiano Soares
• Vinícius Eduardo Moraes

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO

A Secretaria Acadêmica busca excelência no trabalho, oferecendo respostas e soluções com agilidade e segurança, atributos que fixarão uma imagem, não só do próprio setor como o de toda a faculdade. Assim, é importante que todos os envolvidos no setor tenham consciência de sua importância e responsabilidade e aceitem o desafio de contribuir para a construção e consolidação de uma imagem de seriedade e eficiência para a Faculdade Milton Campos. A Secretaria Acadêmica é um Órgão de Apoio e está subordinada a Direção da Instituição. É responsável pelo controle, verificação, registro, guarda da documentação e de toda a vida acadêmica do aluno, desde seu ingresso até a conclusão e a expedição de seu diploma.

Missão

A missão da Secretaria Acadêmica é a integração como todos os setores da faculdade, através das competências sejam capazes desenvolver todos os procedimentos deliberados, assim como inteirar os alunos para as normas estabelecidas.

Visão

 

Consolidar-se como um setor de contribuição às pessoas interessadas, por meio da qualidade do serviço, ancorado em princípios éticos, a fim de transmitira estes confiança à Faculdade Milton Campos.

Objetivos

• Objetivo geral

Conciliar e direcionar os processos operacionais da Secretaria Acadêmica para garantir a qualidade nos serviços oferecidos, assim, cultivando o espírito de equipe, ou seja, os funcionários do setor se comunicando de forma profissional para solução dos problemas, atuando com profissionalismo e ética, acompanhando as normas e regimentos da faculdade.

• Objetivo específico

1. Cultivar espírito de equipe. Sempre existem inter-relações dos trabalhos executados, dúvidas e principalmente soluções. Devem-se observar limites no relacionamento, não permitindo que questões pessoais influenciem no atendimento;
2. Atuar com profissionalismo no atendimento, através de boa relação com o público, em um clima de educação, respeito e cordialidade, sempre visando à satisfação da comunidade acadêmica;
3. Uniformizar a comunicação com todos os colaboradores, utilizando o mesmo discurso frente à comunidade interna e externa, certos de que todos os componentes da equipe tenham acesso à mesma informação;
4. Estar atualizado com o Regimento Interno, Resoluções, PDI e qualquer outro documento do Colégio e da FAP que venha determinar as atividades acadêmicas ou agregar conhecimento sobre a instituição;
5.  Buscar o aprimoramento dos processos de registros e controle acadêmico para melhor viabilizar os procedimentos.

Competências

1. Exercer e supervisionar os serviços administrativos da Secretaria
2. Elaborar relatórios solicitados pelo Diretor
3. Manter sob sua guarda e responsabilidade o arquivo da faculdade
4. Controlar a movimentação dos processos administrativos
5. Apresentará diretor a proposta do calendário escolar a ser submetido ao conselho superior
6. Apresentar ao diretor o projeto de orçamento a ser enviado ao CEFOS
7. Secretariar as reuniões do conselho superior
8. Cumprir e fazer cumprir as decisões do diretor
9. Assinar, juntamente com o diretor, o histórico escolar dos alunos, diplomas e certificados
10. Manter atualizada a escrituração dos livros da Secretaria
11. Receber recursos interpostos contra decisões proferidas em processos administrativos, encaminhando-os aos órgãos para decisão, após prestar as informações necessárias, quando for o caso
12. Desempenhar as demais funções próprias do cargo.

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Cargos e funções

• Chefe de secretaria

Chefiar a Secretaria fazendo a distribuição equitativa dos trabalhos aos seus auxiliares, para o bom andamento dos serviços;

• Secretária

1. Comparecer às reuniões do Conselho Superior, secretariando-as e lavrando as respectivas atas;
2. Abrir e encerrar os termos referentes aos atos escolares, submetendo-os à assinatura do Diretor;
3. Organizar os arquivos e prontuários dos alunos, de modo que se atenda, prontamente, a qualquer pedido de informação ou esclarecimentos de interessados ou direção da Faculdade Milton Campos;
4. Redigir editais de processo seletivo, chamadas para exames e matrículas;
5. Publicar, de acordo com este regimento, o quadro de notas de aproveitamento de provas, dos exames e a relação de faltas, para o conhecimento de todos os interessados;
6. Trazer atualizados os prontuários dos alunos e professores;
7. Organizar as informações da direção da Faculdade Milton Campos e exercer as demais funções que lhe forem confiadas.

• Auxiliar de secretaria

1. Auxiliar na digitação de documentos;
2. Preparar relatórios e planilhas;
3. Organizar arquivos;
4. Controlar estoque do material de escritório;
5. Realizar atendimento telefônico e presencial e exercer as demais funções que lhe forem confiadas.

PROCESSOS

Matricula de calouros

Processos para matrícula de calouros

Número	Descrição
1	Início
2	Preencher documentação
3	Entregar documentação preenchida e cópia dos documentos pessoais na secretária
4	Receber documentação e verificar
5	Disponibilizar contrato e ficha de inscrição para o aluno
6	Preencher o contrato do CEFOS
7	Preencher ficha de inscrição
8	Entregar documentos preenchidos na secretaria
9	Verificar preenchimento
10	Se preenchimento estiver correto emitir boleto para aluno
11	Se estiver incorreto devolver ao requerente
12	Corrigir preenchimento
13	Efetuar pagamento do boleto na tesouraria
14	Computar pagamento no sistema
15	Fim