Os Livros Empresariais

Livros Empresariais

Definição

O empresário possui diversas obrigações em seu exercício, porém há três delas de extrema importância, sendo elas o registro da empresa, a escrituração de livros comerciais e o levantamento de balanços anuais. Caso ocorra o descumprimento de um desses itens, o empresário responderá pelas consequências sancionarias.

Segundo Fabio Ulhôa Coelho os livros empresariais são aqueles cuja escrituração é obrigatória ou facultativa ao empresário em virtude da legislação comercial, tendo relação direta com o direito comercial. Estes livros são autenticados na Junta Comercial e deverão ser usados no exercício da atividade empresarial, com o objetivo de registrar e dar maior segurança jurisdicional às suas atividades. Além destes também há os livros do empresário, que são aqueles que o empresário é obrigado a escriturar, sendo esses de natureza tributária, previdenciária ou trabalhista.

Espécies

Os livros empresariais se dividem em duas espécies em obrigatórias e facultativos. Os livros empresariais obrigatórios são aqueles que a escrituração é obrigatória sendo essa imposta pela legislação, se não for escriturado causará consequências como sanções criminais e civis. Estes livros obrigatórios se subdividem em comuns e especiais.

Os livros comuns são impostos a todos os empresários, independentemente da atividade exercida por eles. O único livro comum presente no direito comercial brasileiro é o diário, disposto no art. 1180 do Código Civil:

Art. 1.180. Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o Diário, que pode ser substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica.

Parágrafo único. A adoção de fichas não dispensa o uso de livro apropriado para o lançamento do balanço patrimonial e do de resultado econômico.

No art. 1184 do Código Civil está descrito o que contem no diário “No Diário serão lançadas, com individuação, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa.”.

Já os livros obrigatórios especiais não são exigidos a todos os empresários, pois depende da atividade que o empresário exerce. Portanto, cada ramo empresarial terá determinado livro para escriturar. São diversas espécies de livros especiais, como por exemplo, as duplicatas, sua emissão é facultativa, mas quando emitida a escrituração é obrigatória. Outro exemplo são os livros de entrada e saída de mercadorias para empresas que exploram a atividade de armazém.

Os livros empresariais facultativos não são obrigatórios a escrituração, então sua não escrituração não incorrerá em sanções criminais e civis. A escrituração desses livros é realizada para ajudar na organização das atividades empresariais. Alguns exemplos desse tipo de livro são os caixas, usados para registrar as operações realizadas com dinheiro, outro exemplo seria a conta-correte, neste seria escriturado as contas de cada cliente de determinado comércio.

Função

Quanto as finalidades dos livros empresariais podem-se citar três: administrativa, documental e fiscalizatória. A primeira diz respeito as funções administrativas, eles vão auxiliar na organização e controle de suas atividades, sendo que dessa forma o empresário tomará decisões corretas. A finalidade documental é de extrema importância, pois quando autenticados se tornam provas, sejam contra ou a favor do empresário. E por fim, a fiscalizatória, o Estado pode usá-los para fiscalizar a empresa.

Para que os livros obrigatórios ou os facultativos tenham validade jurídica deve-se realizar a escrituração obedecendo dois requisitos, intrínsecos e extrínsecos. Os requisitos intrínsecos são sustentados pelo art. 1183 do Código Civil, sendo estes ligados as práticas contábeis:

Art. 1.183. A escrituração será feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens.

Parágrafo único. É permitido o uso de código de números ou de abreviaturas, que constem de livro próprio, regularmente autenticado.

Requisitos da Escrituração

Os requisitos extrínsecos são relacionados com a segurança dos livros empresariais, sendo que esses devem ter um termo de abertura e um termo de encerramento, devendo também estar autenticado pela Junta Comercial, conforme o art. 1181 do Código Civil, “Salvo disposição especial de lei, os livros obrigatórios e, se for o caso, as fichas, antes de postos em uso, devem ser autenticadas no Registro Público de Empresas Mercantis.”.

Um livro que não atenda esses dois requisitos será considerado irregular, portanto, não será considerado como livro empresarial. Hoje com a tecnologia se avançando cada vez mais, a escrituração está sendo realizada em meios eletrônicos, em sites da Receita Federal, mas devem atender os requisitos normalmente.

Caso ocorra a ausência de um livro obrigatório ou alguma irregularidade de seu registro, o empresário poderá responder por consequências civis e criminais. Uma consequência civil é não poder usar da eficácia probatória, já no âmbito criminal seria o crime previsto no art. 178 da Lei de Recuperação Judicial e Extrajudicial e de Falência, Lei 11.101/05:

Art. 178. Deixar de elaborar, escriturar ou autenticar, antes ou depois da sentença que decretar a falência, conceder a recuperação judicial ou homologar o plano de recuperação extrajudicial, os documentos de escrituração contábil obrigatórios:

Pena - detenção, de 1 (um) a 2 (dois) anos, e multa, se o fato não constitui crime mais grave.